نمودار، شروع شناخت فرایند نیست
وقتی یک فرایند روی کاغذ رسم می شود، اختلاف برداشت میان واحدها زودتر دیده می شود. اما اگر مرز شروع و پایان کار روشن نباشد، نمودار هم می تواند همان ابهام را با ظاهری مرتب تکرار کند. ابتدا مشخص کنید چه رویدادی فرایند را آغاز می کند و چه نتیجه ای پایان آن محسوب می شود.
برای نمونه، پایان «ثبت درخواست» با پایان «رسیدگی به درخواست» یکسان نیست. یک تیم ممکن است وظیفه خود را با ارجاع کامل بداند، در حالی که مشتری منتظر نتیجه نهایی است. همین تفاوت باید پیش از طراحی سامانه مشخص شود.
زبان مدل سازی و تصمیم های اجرایی
BPMN یک استاندارد برای نمایش مدل فرایند کسب و کار است. مشخصات رسمی BPMN در OMG مرجع تعریف این زبان است. انتخاب نماد مناسب، نیاز به روشن بودن فعالیت، تصمیم، پیام و نقش شرکت کنندگان دارد.
وجود یک مدل به تنهایی به معنی آماده بودن اجرای خودکار نیست. فرم ها، داده های لازم، دسترسی، قواعد تصمیم و رفتار در شرایط استثنا نیز باید تعریف شوند. این موضوع، تفاوت مهمی میان رسم یک نمودار و ساخت یک سامانه سازمانی است.
وضعیت های استثنا را فراموش نکنید
اگر اطلاعات ناقص باشد، مسئول مرحله در دسترس نباشد یا درخواست از ادامه مسیر منصرف شود چه اتفاقی می افتد؟ برگشت برای اصلاح، توقف، لغو و شروع مجدد باید معنی مشخصی داشته باشند. در غیر این صورت، کاربران راه حل های بیرون از سامانه برای ادامه کار پیدا می کنند.
برای هر مرحله، ورودی، خروجی و مسئول پاسخگویی را ثبت کنید. سپس بررسی کنید داده مورد نیاز در کدام سامانه قرار دارد و آیا به اتصال نرم افزارها نیاز است یا خیر.
از یک سناریوی واقعی به مدل برسید
یک درخواست واقعی را از آغاز تا پایان دنبال کنید و تصمیم ها را با افراد مسئول مرور کنید. پس از آن، مدل را برای حالت های متفاوت توسعه دهید. پروژه BPMS فَدین با توجه به مدل سازی، ساختار سازمان و دید عملیاتی معرفی شده و در حال توسعه است؛ دامنه نسخه قابل ارائه باید جداگانه بررسی شود.
